Hur länge ska fakturor arkiveras i Finland?

Fakturahantering är viktigt både ur kundens synvinkel och ur företagarens synvinkel. Att behålla kvitton och fakturor i organiserat skick under en längre tid är nödvändigt för både dig själv och dina kunder. Men när behöver du spara fakturorna? Hur länge ska bokföringsinformationen sparas? Hur många år måste ett finskt kvitto sparas? Är det 6 eller 10 år som fakturor för Finland ska arkiveras? Här följer några tumregler som du kan använda dig av för att arkivera bokföringsdokument på rätt sätt och tillräckligt länge.

Skydda dina egna intressen

Först och främst är det värt att nämna att arkivering av räkningar och kvitton alltid är i ditt bästa intresse. Så du bör göra det till en vana att organisera och spara kvitton, om så inte redan är fallet. Som konsument bör du behålla fakturor och kvitton i åtminstone 3 års tid efter köpet. För kreditkortsslippar och kreditkortskvitton så är rekommendationen även här att de ska sparas i 3 år.

Viktig info för entreprenören

Som entreprenör bör du ägna särskild uppmärksamhet åt kvitton och fakturor och hur du sparar dem. I Skattedeklarationen bifogas inte kvitton och fakturor längre, men Skatteverket kan dock begära att få dessa kvitton 6 år efter att du deklarerat. I denna situation är det bra att komma ihåg dessa grundläggande regler:

Inkomster och underlag för dessa ska sparas i sex år efter räkenskapsårets slut. Sex år är den tid då skattejusteringar fortfarande kan göras om du vill gå tillbaka och ändra något. Det är samma regel som i Sverige med andra ord. Detta innebär att t.ex. inkomstskatten och relaterade dokument som du får under år 2019 måste sparas ända fram tills 2025.

Entreprenören ska behålla de kvitton för vilka skattetillägg och ändringar är baserade. Dessa inkluderar: hushållsavdrag eller anskaffningskostnader.

Det är betryggande att veta att den information som finns förtryckt inkomstskattedeklarationen vanligtvis är rätt, och dessa kvitton måste du därför inte nödvändigtvis spara. Ett annat undantag är kostnaden för arbetsresor/pendling. Avdraget skall beräknas på grundval av det billigaste transportmedlet som finns tillgängligt. Vi rekommenderar dock att du sparar alla relaterade dokument för att skydda sina egna intressen.

Redovisning och bokslut

"Bokslut, verksamhetsberättelser, bokföringar, kontoplaner samt förteckningar över bokföringar och material ska bevaras i minst tio år efter räkenskapsperiodens utgång så att kraven i 6, 7 och 9 § uppfylls.

Om längre bevaringstid inte föreskrivs någon annanstans i lag ska räkenskapsperiodens verifikationer, korrespondens om affärshändelser och annat bokföringsmaterial än sådant som nämns i 1 mom. bevaras minst sex år från utgången av det år då räkenskapsperioden har upphört så att kraven i 6, 7 och 9 § uppfylls. 

Detta innebär att t.ex. Fakturor, vouchers, kund- och leverantörsreskontra, avstämningsrapporter och HR-dokument bara behöver sparas i 6 år i Finland. Men det är naturligtvis svårt att kontrollera bokföringen för 8 år sedan om fakturorna inte finns kvar. Därför anser vi att fakturorna bör sparas lika länge som bokslutet även om det inte är ett lagkrav. Skatteverket (Vero) går dock bara 6 år bakåt i tiden och därför behöver även Skattedeklarationerna bara sparas i 6 år.

Fastighetsfakturor har längre akriveringstid

Dokument för fastighetsinvesteringar ska behållas länge av många skäl. Denna typ av investering har oftast högt pris. Denna typ av fakturor ska sparas i minst 13 år efter kalenderårets slut då affären gjordes. I det här fallet rekommenderar vi dock att du behåller dokumenten under längre tid än så om du har möjlighet.